¿Cuándo usar un ERP? o Cualquier otra Tecnología de Software para tu Negocio
Maíz en primavera y calefacción en invierno = Las cosas correctas en el momento correcto
La organización tiene que pedirlo
Todo en la vida pasa en el momento adecuado. En otras palabras, las cosas ocurren solo porque era el momento adecuado para que eso ocurriera, de lo contrario, no habría sucedido.
Por ejemplo las cosechas de la mayorá del maíz sólo se da en primavera/verano, o la demanda de gas butano crece en invierno cuando las familias necesitan calentarse.
La combinación de cosas en el momento y lugar correctos. Pienso que esto es lo mismo para casi cualquier cosa en la vida, y especialmente en la tecnología. Específicamente en Software.
Entonces: ¿cómo saber cuándo es el momento y tiempo correcto?
Tecnología de Software
El software siempre está cambiando, y nada puede detener eso. De hecho, es mejor así porque el único objetivo del software es sincronizar a las personas, eso es todo. Más específicamente sincronizar nuestras interacciones y nuestras comunicaciones. Y dado que nuestras interacciones están en constante evolución, siempre requerimos ajustes en nuestro software.
Estas interacciones pueden cambiar debido a la rotación de empleados; cada persona tiene diferentes formas de hacer las cosas y comunicarse. O debido a nuevas políticas dentro de la organización, o por nuevas leyes, por ejemplo. Incluso debido a cambios ambientales como lluvia, nieve, y ya sabes, una pandemia.
La tecnología debe adaptarse a los requisitos de tiempo y lugar. Eso significa que solo hay unas pocas tecnologías que son adecuadas para ese tiempo y lugar. Entonces repito la pregúnta: ¿cómo saber cuál? Y esto también plantea la siguiente pregunta, ¿cuándo hacer el cambio?
Comunicación, la base del software
La respuesta a las preguntas de la sección pasada dependen mucho de las condiciones del lugar y el tiempo donde se usará la tecnología. No voy a darte una guía específica, sino una comprensión de los elementos involucrados en el proceso de cuándo necesitas un cambio (o una integración inicial).
Entonces, la tecnología específica en sí depende de la respuesta a preguntas como esta:
¿Qué tipo de trabajo están haciendo las personas que deseas sincronizar?
¿Es reclutamiento? ¿O están trabajando en la fabricación del producto? ¿O tomando las decisiones estratégicas del negocio? ¿O tal vez es para las personas que están a cargo del inventario?
Algo que tenemos que recordar es que es fácil pensar que las personas son el problema, o que necesitas forzarlas a usar cualquier nuevo sistema, pero esto no debería ser así, porque la decisión de elegir una tecnología debe basarse en las personas, y no al revés.
Con esto en mente, notarás que no es tan fácil captar las pistas de lo que un cierto grupo de personas necesita para comunicarse, porque no solo necesitas saber ¿Cómo se comunican? Sino ¿Qué y Por qué?
Ten en cuenta también que las personas deben estar de acuerdo con usar una nueva forma de hacer las cosas, sino rápidamente abandonarán lo nuevo por lo viejo sin pensarlo, eso es si lo nuevo no funciona como se espera, lo cual es reducir la fricción en la comunicación.
Esto se puede evitar basando la implementación de la tecnología en las personas.
Deuda técnica, muy similar a las cosas escondidas abajo de la alfombra
Deuda Técnica o cosas escondidas bajo la alfombra
Una vez que empieces a reconocer las fallas en la forma actual en que se comunica tu organización, comenzarás a ver TODO lo que estaba escondido bajo la alfombra. Cada decisión tiene un precio, lo único que puedes hacer es elegir qué tipo de precio quieres que pague la organización, y esto te lleva a lo que la gente se refiere como deuda técnica. Este concepto se usa principalmente en el desarrollo de software, esta es mi especialidad, pero me gusta usarlo con mis clientes porque es una forma sencilla de entender que existe un deuda abstracta y transparente que se está acumulando, y que si no la pagas, nunca te desharás de ella.
Esta deuda se puede observar cada vez que, por ejemplo:
Tienes que esperar y perder tiempo hasta que contabilidad vuelva del almuerzo para que te validen un cheque
O cuando te lleva tres días de correos electrónicos para organizar una reunión
O cuando el producto llega al cliente sin ciertos controles de calidad, y ahora tienes que retrabajarlo
Todo este desperdicio es el resultado de pequeñas decisiones sobre cómo hacer las cosas en el día a día. Y es peligroso porque en cada momento una organización siente que la forma en que se hacen las cosas es normal, y debido a esto, esta deuda parece no ser real.
Esta es una dinámica muy natural, casi esperada, en una organización. Cada día tomamos pequeñas decisiones sobre cómo hacer las cosas para mantener la empresa operando, así que después de algún tiempo las cosas tienden a estabilizarse, o en otras palabras, tendemos a seleccionar una forma de hacer las cosas y solo repetir, en este punto la forma en que trabajamos se siente normal y la deuda parece haber desaparecido.
Pero no es así, este tema es delicado porque esta deuda empieza hacer daño cuando la organización intenta crecer debido a nuevos clientes, o clientes complejos, y no puede cumplir con esos objetivos o simplemente ningún objetivo. Y una vez que la deuda se hace evidente, sigue el declive o estancamiento.
Esta es la señal correcta que te grita: "Necesitas nueva tecnología de software para sacar el polvo de debajo de la alfombra y re-sincronizar la organización nuevamente"
Psicólogo Tecnológico
Implementar una nueva tecnología de software con éxito es como pagar esta deuda de la que he estado hablando. Esta deuda que se ha estado acumulando desde la última vez que la pagaste.
Es como los impuestos, siempre están ahí, acumulandoce. Nadie los quiere pagar, pero al final de cuentas son necesarios para costear la infraestructura pública ( o por lo menos así debería ser)
Pero también es cierto que es muy difícil ver el bosque por los árboles. Somos casi ciegos a nuestras propias fallas, y con razón, porque de lo contrario no podríamos funcionar, pero por eso necesitas una persona externa que te ayude a ver el bosque por ti por un rato.
En mi línea de trabajo, siento que la gente realmente me paga por escucharlos en lugar de desarrollar software.
Me gusta, porque estoy ahí para ver lo que realmente no está funcionando, lo que les da ansiedad, y ayudarlos a cambiar las cosas.
La gran realización que muchas personas tienen, y no todos pueden manejar, es que hay mucho escondido bajo la alfombra. Has estado operando así durante x cantidad de años, algunas cosas a lo largo del camino necesitaban bajar en la lista de prioridades para mantener la operación en marcha, y ahora es tiempo de atenderlas.. Pero no tengas miedo, al final todo el esfuerzo valdrá la pena.
Solo para aclarar, estos son ejemplos de cosas escondidas bajo la alfombra:
- Te das cuenta de que la empresa ha estado registrando la calidad del producto en una hoja de Excel antigua, donde cada producto usa diferentes columnas, métricas, etc., haciéndolos no compatibles entre sí. Así que ahora no puedes hacer informes valiosos, y lleva mucho tiempo hacer una pequeña tarea.
- La empresa ha estado perdiendo muchos grandes clientes porque no puede manejar la carga de trabajo. Por ejemplo el dar de alta un cliente se tarda unos días, también se pierde el tiempo resolviendo problemas para clientes que no son tan prioritarios para los objetivos actuales de la empresa, y al final la burocracía hace que la respuesta sea lenta. Ventas le envía muchos mails al día a ingeniería y no tienen una forma de priorizar los de clientes nuevos, por lo que ingeniería no se da cuenta y contínua trabajando en otra cosa. Es una cadena de mala comunicación.
¿Cuál Software me conviene? (Solo quiero hacer esto una vez)
El que mejor se adapte a tus necesidades...
hahah, okey algo más elaborado sería:
La realidad es que necesitarás integrar software para tu empresa varias veces, es un ciclo y estás dentro de él. Te guste o no. Así que lo mejor que puedes hacer es contratar a un integrador de software, entrenar a dos personas en tu organización para que entiendan cómo usarlo, y desde ahí propagarlo a toda tu organización. Y repetir cada vez que pases por lo que describo arriba.
Es una inversión, sí. Una que si se hace bien aliviara los actuales y futuros dolores de cabeza económicos y personales.
El objetivo sería integrar un sistema a tu organización con el que vayas construyendo a futuro dependiendo de tus metas.
Recuerda que el único objetivo en este proceso es sincronizar a tu gente, piensa primero en las personas y luego en tus datos o procesos, o cualquier otra cosa. Cualquier software que uses funcionará si su objetivo es sincronizar a las personas. Por supuesto, necesita ser rápido, confiable, fácil de mantener, fácil de usar, etc. Pero eso es otro ensayo para otro momento.